委托生产时品牌方要求用其条码，生产方需要保留哪些记录？

适用情况或判断前提

本问题适用于品牌方（委托方）与生产方（受托方）签订委托生产合同，且品牌方明确要求在产品包装上使用其自有商品条码的情形。判断前提是：品牌方必须是该条码的合法持有人，即条码已在国家物品编码中心或相关机构注册并处于有效状态，且品牌方与生产方之间存在书面委托关系。

如果品牌方并非条码合法持有人，或条码已过期、未续展，则生产方使用该条码可能构成违规。此时，生产方应要求品牌方提供条码证书或系统成员证明，并核实其有效性。

不同情形分析

情形一：品牌方为条码合法持有人，且生产方仅为代工生产。此时，生产方应保留品牌方出具的书面授权书，明确授权生产方在该产品上使用其条码，并注明产品名称、规格、有效期等。同时，生产方应保存每一批次的生产记录，包括生产日期、数量、检验报告，以及发货给品牌方或其指定经销商的物流单据。

情形二：品牌方委托生产但产品由生产方直接销售给零售商。这种情况下，生产方不仅需要保留上述记录，还应保留销售合同、发票和送货单，以证明条码的使用与产品流向一致。若品牌方要求使用其条码但未提供书面授权，生产方应拒绝使用，或要求补全手续，否则可能因冒用他人条码而承担法律责任。

情形三：产品包装或规格发生变化。如果品牌方调整产品规格或包装设计，生产方应更新条码使用记录，并保留新旧包装的样本或照片，以反映条码与产品的对应关系。若条码因规格变化需要重新申请或变更，生产方应督促品牌方及时办理，并保存相关变更文件。

核对清单或办理步骤

生产方可按以下清单核对应保留的记录：一、委托生产合同，需包含条码使用条款，明确条码归属和使用范围；二、品牌方条码证书复印件或系统成员证明，以核实条码有效性；三、品牌方出具的条码使用授权书，注明产品名称、规格和有效期限；四、产品包装设计稿或实物照片，清晰显示条码及其位置；五、生产批次记录，包括生产日期、批号、数量、检验报告；六、销售发货记录，包括销售合同、发票、物流单据和收货确认；七、条码印刷验收记录，确保条码质量符合国家标准。

在办理过程中，生产方应建立条码使用台账，记录每次使用条码的产品、批次和数量。若品牌方要求使用其条码但未提供证书或授权，生产方应暂停使用，并要求品牌方补齐材料。所有记录建议至少保存两年以上，以备市场监管部门或条码管理机构核查。

风险与例外

风险在于，如果生产方未保留充分记录，一旦品牌方与生产方发生纠纷，或条码被他人投诉冒用，生产方可能难以自证清白，面临行政处罚或民事索赔。例外情况包括：若品牌方条码为境外注册，在国内使用需符合中国物品编码中心的规定，生产方应要求品牌方提供国内备案证明。

此外，若产品属于药品、医疗器械等特殊类别，条码使用还需遵守行业监管要求，生产方应额外保留相关审批文件。需要强调的是，保留记录并不能替代条码合法使用本身，生产方仍需确保条码使用符合《商品条码管理办法》等规定。

常见问题

相关问题

• 委托生产时条码使用授权书如何起草？
• 生产方冒用品牌方条码会有什么法律后果？
• 商品条码在境外注册后在国内使用需要什么手续？